Wie erstelle ich den Datenexport für Lexware lohn+gehalt oder Lexware financial office?
Mit der Funktion 'Datenexport starten' können Sie folgende Stammdaten und Bewegungsdaten aus dem Programmsystem für jede ihrer Firmen einzeln exportieren:
Fakturierung
- Stammdaten der Adressen
- Stammdaten der Materialien
- Stammdaten der Leistungen
Finanzbuchhaltung
- Stammdaten Debitoren
- Stammdaten Kreditoren
- Stammdaten Anlagekonten (nicht importierbar *)
- Stammdaten Unterkontenkonten (nicht importierbar *)
- aktuelle Buchungen
- aktuelle Summen & Saldenliste
- aktuelle Bilanz
Lohnbuchhaltung:
- Stammdaten der Mitarbeiter
- Teile der Vorgabewerte der Mitarbeiter
Rufen Sie zunächst die entsprechende Firma durch einloggen in Ihr Programmsystem auf.
Starten Sie den Datenexport für jede Firma über Steuerung > Systemprogramme > Datenexport TXT/CSV > Datenexport starten
Die exportieren Daten werden im Format TXT/CSV hinterlegt und können in Lexware lohn + gehalt oder Lexware financial office eingelesen werden. Mit Hilfe von Excel oder einem Texteditor können Sie die Dateien, falls gewünscht, bearbeitet.
Wählen Sie zunächst die entsprechenden Programmteile aus. Das Exportmodul untersucht vorher welche Teile des Programms Sie nutzen und schlägt die entsprechenden Programmteile automatisch vor.
Den Exportvorgang können Sie beliebig oft wiederholen.
Zudem werden nicht nur die Exportdateien erstellt sondern zusätzlich eine Übernahmebeschreibung wie Sie die Daten in Lexware lohn + gehalt oder Lexware financial office einspielen können. Diese Übernahmebeschreibung können Sie mit ihrem Internet-Browser einsehen.
Nachdem Sie die Programmteile des Exports gewählt haben, können Sie zusätzliche Optionen einzelner Programmteile auswählen.
In der Fakturierung können Sie separat Kunden und Lieferanten auswählen. Außerdem die Stammdaten für Material und Leistungen. Wir empfehlen Ihnen sowohl Kunden, Lieferanten als auch die Option Material/Leistungen auszuwählen.
In der Finanzbuchhaltung können Sie alle Buchungen oder auch nur die Summen & Saldenliste übernehmen.
Im Exportbereich der Summen & Saldenliste können Sie zusätzlich das Buchungsdatum, das Interimskonto (Gegenkonto der einzelnen Sach-, Debitoren- und Kreditorenkonten) und ob Sie für ihre Debitoren und Kreditoren nur den offenen Endsaldo, oder alle offenen Belege übernehmen wollen, angeben.
Außerdem prüft das Exportmodul welchen Kontenrahmen Sie nutzen und welche Konten Sie in Lexware buchhalter neu anlegen müssen. Wir empfehlen Ihnen den vorgeschlagenen Kontenrahmen zu übernehmen um die Neuanlage von Konten zu minimieren.
Wählen Sie ob Sie alle Buchungen exportieren wollen. Im Normalfall reicht es die Schlussbilanz als Eröffnungsbilanz in den Lexware buchhalter zu übernehmen. Diese Exportfunktion finden Sie auf der nächsten Seite.
Sie können weiterhin die Buchungen auch in Form einer Summen & Saldenliste oder als Bilanz übernehmen.
Wenn Sie Debitoren oder Kreditoren eingerichtet haben, können Sie diese nun für den Export auswählen.
Wichtig: wenn Sie den Export der Summen & Saldenliste oder Bilanz mit Salden der Debitoren oder Kreditoren gewählt haben müssen Sie auch alle Debitoren und Kreditoren übernehmen.
In der Lohnbuchhaltung können Sie die Stammdaten der Mitarbeiter und einzelne Vorgabewerte (Lohnart Gehalt, Lohn, etc.) zum Export auswählen. Sie können entweder aktive Mitarbeiter (aktive oder Mitarbeiter mit Meldegrund 36 im Monat Dezember 2008) oder alle Mitarbeiter zum Export wählen. Wir empfehlen Ihnen die Option aktive Mitarbeiter zu wählen.
Die gewünschten Daten sind nun ausgewählt! Sie können den Export mit der Taste 'Starten' beginnen.
Wichtig: den Exportvorgang können Sie beliebig wiederholen.
Den aktuellen Fortschritt des Exports können Sie verfolgen.
Wenn der Export der Daten erfolgreich abgeschlossen wurde, hat das System in einem Exportverzeichnis (Verzeichnis /export in ihrem Datenverzeichnis) die gewünschten CSV Dateien und die Übernahmebeschreibung erstellt. Die Dateien können Sie mit der Taste 'Verzeichnis einsehen' starten. Die Übernahmebeschreibung mit 'Übernahmebeschreibung einsehen' im Internet-Browser starten und ausdrucken. Wir empfehlen die Übernahmebeschreibung einzusehen und zu drucken (Diese Beschreibung wird mehr als 20 Seiten haben).
Beispiel eines Exportverzeichnisses für das Verzeichnis c:hdwin32\fa1.
Beispiel einer Übernahmebeschreibung. Anzeige in einem Internet-Browser. Dort können Sie unter Datei > Drucken die Übernahmebeschreibung ausdrucken.
Das erstellte Verzeichnis als auch die Übernahmebeschreibung können Sie danach jederzeit unter Steuerung > Systemprogramme > Datenexport TXT/CSV aufrufen ohne den Datenexport nochmals zu starten.
*Anlage- und Unterkonten aus HD Fibu für Windows können nicht direkt in Lexware buchhalter importiert werden. Die Besonderheit der Unterkonten gibt es ausschließlich in HD Fibu für Windows. in Lexware buchhalter können Sie diese zusätzlichen Konten nicht einrichten. Sie müssen dazu neue Sachkonten erstellen. Ihre betrieblichen Anlagegüter können Sie über das Programm Lexware anlagenverwaltung bearbeiten.